Шаг 1. Принять решение о смене юридического адреса
В соответствии с Указом президента Республики Беларусь 1 июля 2005 г. № 302 «О некоторых мерах по упорядочению деятельности фондов» фонд в случае изменения места нахождения фонда (руководящего органа фонда) в месячный срок обязан внести в устав соответствующие изменения и (или) дополнения и представить их в установленном порядке для государственной регистрации. Данный указ также определяет, что изменение и (или) дополнение устава фонда относится к исключительной компетенции правления (совета) фонда. Решение Правления оформляется соответствующим протоколом.
Важно! Фонд должен не менее чем за семь дней известить регистрирующий орган о заседании правления (совета) фонда. Требования к такому уведомлению законодательством не установлены. Таким образом, регистрирующий орган можно просто уведомить о том, какого числа состоится заседание Правления такого-то фонда.
Шаг 2. Оформить необходимые документы по новому юридическому адресу
Фонду необходимо письменно оформить документы, подтверждающие наличие юридического адреса.
Важно! Гарантийное письмо не является документом, подтверждающим наличие юридического адреса у зарегистрированной организации.
Таким образом, необходимо заключить договор аренды или безвозмездного пользования помещения с подписанием соответствующих актов. либо заключить и зарегистрировать в органах БРТИ договор купли-продажи – при приобретении здания или помещения в собственность) с приложением к договору:
— копии техпаспорта;
— копии регистрационного удостоверения;
— копии плана помещения (выкопировки);
— копии документа о согласовании договора с собственником или вышестоящей организацией (при необходимости).
Регистрирующий орган может потребовать копию техпаспорта и/или регистрационного удостоверения и при предоставлении договора аренды или безвозмездного пользования.
Важно! Предоставляемые копии документов должны быть заверены надлежащим образом. Копии документов заверяются согласно правилам делопроизводства подписью и печатью собственника, на них указывается «Копия верна» и ставится дата заверения.
Шаг 3. Наделить полномочиями одного из учредителей на представление интересов фонда в регистрирующем органе (при необходимости)
В соответствии с Указом президента Республики Беларусь 1 июля 2005 г. № 302 «О некоторых мерах по упорядочению деятельности фондов» прием регистрирующим органом документов для государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в его устав, осуществляется в присутствии его учредителей (физических лиц, представителей юридических лиц), а если учредителей фонда несколько, они вправе уполномочить одного из них на представление своих интересов в регистрирующем органе.
Соответственно, если учредители будут наделять полномочиями одного из них на представление своих интересов в регистрирующем органе, необходимо оформить данное решение соответствующим протоколом Собрания учредителей.
Учредители-физические лица при представлении интересов фонда в регистрирующем органе предъявляют документы, удостоверяющие личность, а также документы, подтверждающие их полномочия.
Шаг 4. Внести соответствующие изменения в Устав
Для государственной регистрации изменений, внесенных в устав фонда, связанных с переменой юридического адреса, в регистрирующий орган представляются:
1) заявление о государственной регистрации изменений и (или) дополнений, оформленное в установленном порядке;
2) копию решения о внесении изменений и (или) дополнений в устав фонда, утвержденного в установленном порядке (протокол Правления фонда);
3) два экземпляра устава в новой редакции или изменений и (или) дополнений, оформленных в виде приложений к уставу фонда, их электронную копию (в формате .doc или .rtf) (образец оформления приложения смотрите в приложении № 4);
В соответствии с законодательством об общественных объединениях (такая же практика сложилась и в отношении фондов), если изменения и (или) дополнения внесены в виде приложения к уставу более трех раз, а также если вносимые изменения и (или) дополнения составляют более половины текста устава, для государственной регистрации требуется представление устава в новой редакции в двух экземплярах без нотариального засвидетельствования, его электронная копия. Устав может быть представлен в новой редакции также по собственной инициативе юридического лица;
4) оригинал свидетельства о государственной регистрации (только в случае, если одновременно меняется и наименование фонда);
5) платежный документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за государственную регистрацию изменений и (или) дополнений.
В соответствии с Налоговым кодексом Республики Беларусь государственная пошлина за регистрацию изменений и (или) дополнений, внесенных в уставы местных фондов составляет 1 базовую величину, республиканских и международных фондов – 3 базовые величины.
6) документ, подтверждающий право на размещение руководящего органа фонда по новому адресу (например, договор).
Важно! Еще раз обратите внимание на правильность оформления копий документов: на документе указывается «Копия верна», ставится должность, подпись, ФИО, а также дата заверения.
Важно! По аналогии с законодательством об общественных объединениях рекомендуем оформлять документы для регистрации изменений в Устав фонда 14 или 15 шрифтом Times New Roman.
Важно! В соответствии со ст. 24.43 Кодекса об административных правонарушениях невнесение изменений и дополнений в учредительный документ юридического лица руководителем, а также другими лицами, которые имеют право давать обязательные для этого юридического лица указания, в случаях и сроки, установленные законодательством, влекут наложение штрафа в размере до тридцати базовых величин.
Шаг 5. Уведомить иные государственные органы
Регистрирующие органы самостоятельно уведомляют ФСЗН, налоговые органы, отделения БРУСП «Белгосстрах», органы статистики об изменении юридического адреса.
Важно! Рекомендуем проверить факт уведомления.
Необходимо самостоятельно уведомить об изменении юридического адреса обслуживающий банк.
Шаг 6. При необходимости изготовить новую печать организации
Если меняются сведения о месте нахождения организации, указанные на печати, следует изготовить новую печать (печать в соответствии с законодательством может использоваться по желанию организации, основание — в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства» юридические лица вправе не использовать печати. В тоже время технически этот декрет не распространяется на общественные объединения, однако на практике используется).
Печать организации изготавливается по заявительному принципу без предварительного получения разрешения.
Законодательство не устанавливает перечень документов, требуемых для изготовления печати. Как правило, при обращении в штемпельно-граверную мастерскую за изготовлением печати следует представить:
— устав, а также копии страниц устава с отметкой о регистрации и со сведением о юридическом адресе;
— заявление произвольной формы (как правило, образец или форма есть в штемпельно-граверном предприятии);
— эскиз оттиска печати;
— документ, подтверждающий регистрацию символики в случае размещения в печати символики.
Шаг 7. Внести изменения в книгу проверок, а также лицензию (при необходимости)
Форма книги учета проверок (ревизий) предусматривает указание места нахождения организации. Поэтому при изменении места нахождения организации необходимо соответствующие изменения внести и в книгу учета проверок.
Правила ведения книги учета проверок, утв. Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383 предусматривают, что в случае изменения адреса места нахождения книги учета проверок проверяемый субъект не позднее трех рабочих дней, следующих за днем изменения места нахождения такой книги, направляет уведомление в налоговый орган для внесения соответствующих изменений в электронный банк данных.
Шаг 8. Внести изменения в трудовые договоры (контракты) с работниками
Если в трудовых договорах (контрактах) работников, иных документах, регламентирующих трудовые правоотношения, указан адрес рабочего места работников (и он совпадает с юридическим адресом, который подлежит изменению), в этом случае к работникам применяется процедура изменения существенных условий труда, а в трудовые договоры (контракты) вносятся соответствующие изменения. Если юридический адрес нанимателя указан в реквизитах договора, также требуются изменения данного условия трудового договора.
Шаг 9. Изменить бланк фонда
В случае, если на бланке фонда указан юридический адрес (а не почтовый, отличающийся от юридического), то необходимо внести соответствующие изменения в бланк.
Важно! Необходимо принять решение компетентного органа об утверждении нового бланка фонда, исходя из норм Устава фонда, и оформить его документально.