Шаг 1. Принять решение о смене юридического адреса
В соответствии с Законом Республики Беларусь «Об общественных объединениях» решение об изменении юридического адреса принимается в период между заседаниями высшего органа руководящим органом. Таким образом, решение об изменении юридического адреса может быть принято либо высшим органом, либо руководящим. Если помимо изменений юридического адреса принимается решение о внесении иных изменений в Устав, не связанных с изменением законодательства, необходимо провести заседание высшего органа. Решение оформляется протоколом соответствующего органа.
Важно! Если изменения вносятся высшим органом необходимо не менее чем за семь дней до даты проведения заседания уведомить о проведении заседания регистрирующий орган. Уведомление готовится в свободной форме, требований к содержанию уведомления законодательство не устанавливает.
Шаг 2. Оформить необходимые документы по новому юридическому адресу
Организации необходимо письменно оформить документы, подтверждающие наличие юридического адреса.
Важно! Гарантийное письмо не является документом, подтверждающим наличие юридического адреса у зарегистрированной организации.
Таким образом, необходимо заключить договор аренды или безвозмездного пользования помещения с актами к ним либо заключить и зарегистрировать в органах БРТИ договор купли-продажи – при приобретении здания или помещения в собственность) с приложением к любому из договоров:
— копии техпаспорта;
— копии регистрационного удостоверения;
— копии плана помещения (выкопировки);
— копии документа о согласовании договора с собственником или вышестоящей организацией (при необходимости).
Важно! Обратите внимание на правильность оформления копий документов: на документе указывается «Копия верна», ставится должность, подпись, ФИО, а также дата заверения.
Шаг 3. Внести соответствующие изменения в Устав
Для государственной регистрации изменений, внесенных в устав объединения, связанных с переменой юридического адреса, в регистрирующий орган представляются:
1) заявление о государственной регистрации изменений и (или) дополнений, внесенных в устав общественного объединения, подписанное руководителем общественного объединения либо иным лицом, уполномоченным на то в соответствии с уставом общественного объединения;
2) протокол заседания органа, правомочного вносить изменения и (или) дополнения в устав общественного объединения – руководящего (либо высшего) органа;
3) оригинал устава общественного объединения;
4) изменения и (или) дополнения в двух экземплярах, оформленные в виде приложения к уставу, без нотариального засвидетельствования, электронная копия этого приложения.
Если изменения и (или) дополнения внесены в виде приложения к уставу более трех раз, а также если вносимые изменения и (или) дополнения составляют более половины текста устава, для государственной регистрации требуется представление устава в новой редакции в двух экземплярах без нотариального засвидетельствования, его электронной копии. Устав может быть представлен в новой редакции также по собственной инициативе общественного объединения;
5) платежный документ, подтверждающий уплату государственной пошлины (за исключением случаев освобождения от ее уплаты, предусмотренных законодательными актами: республиканские и местные молодежные и детские общественные объединения, объединения инвалидов ВОВ). Пошлина составляет 30 процентов ставки, установленной за государственную регистрацию (ставка за регистрацию для международных и республиканских – 10 базовых величин, для местных – 5 базовых величин).
6) документ, подтверждающий право на размещение руководящего органа объединения по новому адресу (например, договор).
Важно! Документы для регистрации изменений в Устав оформляются 14 или 15 шрифтом Times New Roman
Шаг 4. Уведомить иные государственные органы
Регистрирующие органы самостоятельно уведомляют ФСЗН, налоговые органы, отделения БРУСП «Белгосстрах», органы статистики об изменении юридического адреса.
Важно! Проверить факт уведомления.
Необходимо самостоятельно уведомить об изменении юридического адреса обслуживающий банк.
Шаг 5. При необходимости изготовить новую печать организации
Если меняются сведения о месте нахождения организации, указанные на печати, следует изготовить новую печать (печать в соответствии с законодательством может использоваться по желанию организации, основание — в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства» юридические лица вправе не использовать печати. В тоже время технически этот декрет не распространяется на общественные объединения, однако на практике используется).
Печать организации изготавливается по заявительному принципу без предварительного получения разрешения.
Законодательство не устанавливает перечень документов, требуемых для изготовления печати. Как правило, при обращении в штемпельно-граверную мастерскую за изготовлением печати следует представить:
— устав, а также копии страниц устава с отметкой о регистрации и со сведением о юридическом адресе;
— заявление произвольной формы (как правило, образец или форма есть в штемпельно-граверном предприятии);
— эскиз оттиска печати;
— документ, подтверждающий регистрацию символики в случае размещения в печати символики.
Шаг 6. Внести изменения в книгу проверок, а также лицензию (при необходимости)
Форма книги учета проверок (ревизий) предусматривает указание места нахождения организации. Поэтому при изменении места нахождения организации необходимо соответствующие изменения внести и в книгу учета проверок.
Правила ведения книги учета проверок, утв. Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383 предусматривают, что в случае изменения адреса места нахождения книги учета проверок проверяемый субъект не позднее трех рабочих дней, следующих за днем изменения места нахождения такой книги, направляет уведомление в налоговый орган для внесения соответствующих изменений в электронный банк данных.
Шаг 7. Внести изменения в трудовые договоры (контракты) с работниками
Если в трудовых договорах (контрактах) работников, иных документах, регламентирующих трудовые правоотношения, указан адрес рабочего места работников (и он совпадает с юридическим адресом, который подлежит изменению), в этом случае к работникам применяется процедура изменения существенных условий труда, а в трудовые договоры (контракты) вносятся соответствующие изменения. Если юридический адрес нанимателя указан в реквизитах договора, также требуются изменения данного условия трудового договора.
Шаг 8. Изменить бланк объединения
В случае, если на бланке организации указан юридический адрес (а не почтовый, отличающийся от юридического), то необходимо внести соответствующие изменения в бланк.
Важно! Необходимо принять решение компетентного органа об утверждении нового бланка общественного объединения, исходя из норм Устава объединения, и оформить его документально.