Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции ответил на запрос Минского столичного союза предпринимателей и работодателей и разъяснил сроки хранения документов до и после проведения налоговой проверки.
В своем ответе департамент напомнил, что правила хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, до их передачи на хранение в архив организации или уничтожения установлены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. Требования к хранению документов в архиве организации определены в разделе IХ Правил работы государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24 мая 20t2 г. №143. Сроки хранения документов независимо от вида их носителя определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.
Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Срок хранения документов, подвергшихся проверке, также исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения налоговой проверки.
Если налоговыми органами проверка не проводилась, то документы должны храниться 10 лет.
Например, дела за 2022 г., для которых установлен срок хранения 3 года, могут быть выделены к уничтожению не ранее 1 января 2028 г. (в случае проведения проверки в 2024 г.), или не ранее 1 января 2033 г., если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась.