Первоочередные действия некоммерческой организации после государственной регистрации

Государственная регистрация означает создание некоммерческой организации как юридического лица.

С момента внесения записи в ЕГР НКО может приобретать права и принимать на себя обязанности, заключать договоры, открывать банковские счета, нанимать работников и осуществлять предусмотренную уставом деятельность.

Однако получение документов о государственной регистрации является только началом работы. После регистрации необходимо оформить отношения с руководителем, организовать бухгалтерский учет, открыть банковский счет, урегулировать пользование помещением по юридическому адресу и выполнить другие первоначальные действия.

Последовательность действий может различаться в зависимости от организационно-правовой формы НКО, содержания ее устава, наличия работников, предполагаемых источников финансирования и характера деятельности. Вместе с тем существует базовый перечень действий, которые необходимо совершить практически каждой организации.

Важно: на практике первые недели после регистрации являются наиболее ответственным этапом, поскольку именно в этот период необходимо выполнить ряд обязательных организационных, кадровых, бухгалтерских и иных действий. Несвоевременное выполнение отдельных требований может впоследствии повлечь административную ответственность, ограничения по банковским счетам, проблемы с отчетностью и иные риски на старте деятельности некоммерческой организации.

1. Получение документов о постановке на учет.

Некоммерческая организация подлежит постановке на учет:

• в налоговом органе;
• в органах государственной статистики;
• в органах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты;
• в Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах».

Постановка на учет осуществляется на основании сведений, передаваемых регистрирующим органом.

Важно: самостоятельно обращаться в каждый из перечисленных органов для первоначальной постановки на учет НКО не требуется.

После регистрации необходимо проверить документы и сведения, подтверждающие постановку НКО на учет, в том числе ее учетный номер плательщика. Учетный номер плательщика, присваиваемый при государственной регистрации, соответствует регистрационному номеру юридического лица в ЕГР.

Автоматическая постановка на учет не означает, что после регистрации организации не потребуется взаимодействовать с налоговым органом, ФСЗН, органами статистики и Белгосстрахом. НКО должна уточнить применимые к ней формы и сроки отчетности, порядок представления сведений о руководителе и бухгалтере, а также необходимость использования электронных сервисов.

Практическая рекомендация

После получения регистрационных документов рекомендуем связаться с соответствующими государственными органами и уточнить:

• поставлена ли организация на учет;
• кто является ответственным инспектором;
• какие сведения и документы необходимо представить дополнительно;
• какую отчетность организация должна представлять с учетом наличия работников, выплат физическим лицам и осуществляемой деятельности;
• необходимы ли электронная цифровая подпись и подключение к электронным сервисам.

2. Формирование органов управления и оформление полномочий руководителя.

Порядок формирования органов управления определяется законодательством и уставом конкретной НКО.

Общественное объединение избирает органы до государственной регистрации и представляет в регистрирующий орган сведения только в случае изменения состава выборных органов в месячный срок со дня принятия решения о таком изменении.

Фонд в случае формирования органов после регистрации обязан в течение трех месяцев после ее осуществления представить в регистрирующий орган сведения о составе органов фонда и их руководителях, указав фамилию, имя, отчество, дату рождения, гражданство, адрес постоянного места жительства и номер домашнего телефона, место работы (учебы) и номер рабочего телефона, должность в этих органах и дату избрания на эту должность с приложением соответствующих протоколов. В таком же порядке фонд обязан уведомить регистрирующий орган о назначении руководителя, если сведения о нем не представлялись при государственной регистрации. При этом решение о назначении руководителя (директора) относится к исключительной компетенции Правления фонда и оформляется протоколом.

Для учреждения решение о назначении руководителя принимает собственник имущества. Если руководитель не был назначен на стадии государственной регистрации, он в обязательном порядке назначается после, что фиксируется в письменной форме в решении собственника имущества. Собственник имущества обязан в течение 10 рабочих дней с момента назначения руководителя должен представить в регистрирующий орган уведомление по установленной форме лично или отправить почтой. Кроме того, можно подать уведомление онлайн, для чего потребуется наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В документе необходимо указать наименование должности, фамилию, имя и отчество руководителя, дату начала исполнения полномочий, срок полномочий, если он установлен, а также условия выполнения руководителем своих функций.

3. Оформление трудовых отношений с руководителем.

Если руководитель принимается на работу в организацию, с ним заключается письменный трудовой договор или контракт и оформляется приказ о приеме на работу. Если руководителем учреждения является собственник имущества, то заключать письменный трудовой договор/контракт не надо.

Трудовой договор должен предусматривать условия оплаты труда. Заключение трудового договора без выплаты заработной платы не допускается.

Необходимо различать:

• избрание или назначение лица руководителем в качестве органа юридического лица;
• оформление трудовых отношений с этим лицом как с работником организации.

Избрание или назначение подтверждает полномочия руководителя действовать от имени НКО. Трудовой договор регулирует условия выполнения им трудовой функции, рабочее время, оплату труда, отпуск и другие трудовые права и обязанности.

Если руководитель выполняет свои функции безвозмездно и трудовые отношения с ним не оформляются, такая модель должна соответствовать законодательству и уставу. В решении или приказе необходимо прямо указать, что полномочия осуществляются безвозмездно. При этом безвозмездное выполнение функций руководителя не должно использоваться для подмены фактических трудовых отношений.

4. Организация бухгалтерского учета и отчетности.

После государственной регистрации руководитель обязан определить, каким образом в организации будет вестись бухгалтерский учет и составляться отчетность.

В зависимости от объема учетной работы организация может:

• создать бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером;
• возложить ведение бухгалтерского учета и составление отчетности на главного бухгалтера;
• передать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности по договору организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим бухгалтерские услуги.

Выбранный вариант необходимо оформить распорядительным документом руководителя, а при передаче бухгалтерского учета стороннему исполнителю — также письменным договором.

Лицо, назначаемое главным бухгалтером, должно отвечать установленным законодательством квалификационным требованиям: наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее трех лет, а также не иметь непогашенную судимость за преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.

Руководитель общественного объединения может вести бухгалтерский учет лично, если соответствует вышеназванным требованиям, предъявляемым к главному бухгалтеру.

До начала финансовых операций необходимо также:

• определить применяемый порядок бухгалтерского и налогового учета;
• определить лиц, имеющих право подписывать бухгалтерские и платежные документы;
• утвердить учетную политику;
• установить порядок хранения первичных учетных документов;
• определить порядок приема, проверки и оформления документов по поступлению и расходованию денежных средств;
• организовать подготовку обязательной отчетности.

Даже если организация еще не получила финансирование и фактически не начала реализацию проектов, обязанность по ведению учета и представлению предусмотренной законодательством отчетности может сохраняться. Отсутствие финансовых операций само по себе не всегда освобождает НКО от представления отчетов.

5. Взаимодействие с налоговым органом, ФСЗН и Белгосстрахом.

После назначения руководителя и лица, ответственного за бухгалтерский учет, необходимо уточнить, необходимо ли представлять в налоговый и другие государственные органы дополнительные сведения о них.

Не следует исходить из того, что отсутствие предпринимательской деятельности означает отсутствие налоговых или страховых обязанностей. Обязанности возникают в связи с наличием работников, выплатами вознаграждений и иных отчислений физическим лицам, получением иностранного финансирования или совершением отдельных хозяйственных операций.

С 1 января 2024 г. все юридические лица обязаны представлять налоговые декларации (расчеты) в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. Законом Республики Беларусь от 13 декабря 2024 г. № 47-З для некоммерческих организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность, установлено исключение: налоговые декларации за налоговые (отчетные) периоды 2024 и 2025 годов они вправе представлять в налоговый орган в письменной форме.

6. Оформление права пользования помещением по юридическому адресу.

После регистрации необходимо оформить право пользоваться помещением, которое указано в документах НКО в качестве юридического адреса.

Важно: гарантийное письмо подтверждает намерение предоставить помещение создаваемой НКО и используется на стадии регистрации. Оно не заменяет договор аренды, договор безвозмездного пользования или иной документ, предоставляющий уже зарегистрированной организации право пользоваться помещением.

Поэтому после государственной регистрации необходимо заключить:

• договор аренды — если помещение предоставляется за плату;
• договор безвозмездного пользования — если помещение предоставляется бесплатно;
• иной договор, соответствующий фактическому характеру отношений (например, соглашение о сотрудничестве).

Договор заключается в письменной форме и подписывается уполномоченными представителями сторон.

Если помещение предоставляет не собственник, а арендатор, для субаренды или передачи имущества в безвозмездное пользование, требуется письменное согласие собственника или право передачи помещения третьим лицам может быть зафиксировано в договоре между собственником и арендатором

В договоре необходимо подробно индивидуализировать передаваемое помещение. Следует указать:

• полный адрес;
• номер конкретного помещения;
• площадь помещения;
• основание, на котором помещение принадлежит передающей стороне.

Если передается часть помещения, рекомендуется приложить план или схему с обозначением передаваемой площади. В договоре аренды обязательно согласовывается размер арендной платы. Следует также установить:

• срок и порядок ее внесения;
• порядок изменения платы;
• распределение коммунальных и эксплуатационных расходов;
• ответственность за просрочку;
• порядок передачи показаний приборов учета, если это необходимо.

Как в договоре аренды, так и в договоре безвозмездного пользования целесообразно определить:

• срок пользования помещением;
• цель его использования, включая размещение юридического адреса;
• порядок доступа в помещение;
• порядок досрочного расторжения договора;
• срок, в течение которого сторона должна предупредить о прекращении договора;
• ответственность сторон за нарушение условий договора;
• ответственность за соблюдение правил пожарной безопасности;
• порядок изменения договора;
• обязанность сторон оформить возврат помещения актом.

Срок предупреждения о расторжении договора должен позволять НКО найти новое помещение и выполнить предусмотренные законодательством действия по изменению юридического адреса.

Передача помещения должна оформляться двусторонним актом приема-передачи.

В акте рекомендуется отразить:

• дату передачи;
• состояние помещения, отсутствие или наличие недостатков;
• площадь и состав передаваемых помещений;
• переданные ключи и имущество;
• показания счетчиков, если они имеются;
• подписи уполномоченных представителей сторон.

Акт подтверждает не только исполнение договора, но и фактическое получение помещения НКО. Его наличие приобретает особое значение в условиях усиления контроля за фактическим нахождением юридических лиц по месту государственной регистрации.

Важно: подтверждать фактическое использование помещения могут договор, акт приема-передачи, документы об оплате аренды и коммунальных услуг, график использования помещения, документы о проведении заседаний органов управления и другие материалы.

Если договор прекращен, НКО должна своевременно определить новый юридический адрес и выполнить действия по уведомлению регистрирующего органа (учреждение в течение 10 рабочих дней со дня изменения юридического адреса) либо внесению изменений в устав (общественные объединения и фонды – в месячный срок). 

Важно: в соответствии со статьей 226 Налогового кодекса Республики Беларусь в случае если НКО заключает договор аренды или безвозмездного пользования в отношении помещения с физическим лицом (как признаваемым, так и не признаваемым налоговым резидентом Республики Беларусь), на данную НКО переходит обязанность по уплате налога на недвижимость. НКО представляет в налоговый орган по месту постановки на учет копию акта приемки-передачи с приложением договора аренды или безвозмездного пользования в течение тридцати календарных дней со дня составления такого акта.

7. Открытие банковского счета.

Для осуществления безналичных расчетов НКО открывает текущий расчетный счет в банке. Основанием является договор банковского счета. Для открытия текущего счета в банк представляется заявление и копия устава со штампом о регистрации.

Важно: при прохождении процедуры регистрации учреждения собственник имущества вправе инициировать в заявлении о регистрации направление регистрирующим органом в банк информации, необходимой для открытия текущего (расчетного) банковского счета.

Для подтверждения подлинности подписей, которые учиняются на расчетных документах, оформляется карточка с образцами подписей, в которую включаются подписи должностных лиц НКО, имеющих право подписи документов для проведения расчетов.

При личном обращении в банк карточка с образцами подписей оформляется на бумажном носителе либо в электронном виде с использованием цифровой рукописной подписи. Подлинность подписей, включаемых в карточку с образцами подписей, свидетельствуется банком.

Важно: рекомендуем НКО для сбора, хранения и использования денежных средств, поступающих в виде безвозмездной помощи (для иностранного финансирования – обязательно) или пожертвований открыть благотворительный счет. (такие счета имеют льготный режим по сравнению с текущими счетами в отношении приостановления по ним операций, ареста, взимания банковской комиссии и т.д.). При открытии специального счета необходимо внимательно определить его назначение, поскольку цели открытия могут ограничивать перечень допустимых операций.

8. Выбор системы налогообложения.

Для ведения деятельности НКО вправе выбрать одну из двух систем налогообложения:

1) упрощенная система налогообложения (УСН) — ставка 6 % от валовой выручки (при наличии объектов налогообложения). НДС при УСН не уплачивается.

2) общая система налогообложения (ОСН) — налог на прибыль по ставке 20 % и НДС по общей ставке 20 % (при наличии объектов налогообложения).

После государственной регистрации у НКО есть 20 рабочих дней для подачи уведомления о переходе на УСН в налоговый орган по месту регистрации. Если уведомление не подано — по умолчанию применяется общая система, и перейти на УСН можно будет только со следующего календарного года, представив в налоговый орган по месту постановки на учет уведомление о переходе на УСН по установленной форме с 1 октября по 31 декабря года, предшествующего календарному году. Обратный переход с УСН на ОСН возможен в любой момент, но со следующего налогового периода.

Важно: применение УСН возможно для юридических лиц с валовой выручкой до 3 735 000 руб. в год (на 2026 год) и численностью до 50 человек. При УСН юридические лица, среднесписочная численность работников которых не превышает 15 человек и валовая выручка нарастающим итогом с начала года не превышает 960 000 руб. (с 2026 года), вправе вести учет в книге доходов и расходов.

Важно: НКО, сдающие в аренду либо предоставляющие в иное возмездное пользование помещения, их части, не находящиеся у них на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления, не могут применять УСН

9. Решение вопроса об использовании печати.

По общему правилу юридические лица вправе не использовать печать. Таким образом, НКО самостоятельно решает, нужна ли ей печать.

Если НКО решила использовать печать, необходимо:

• заказать ее изготовление;
• определить лицо, ответственное за хранение;
• установить порядок использования;
• исключить доступ к печати неуполномоченных лиц.

Для изготовления печати НКО может обратиться с заявлением в специализированную организациюпо вопросу изготовления печати без получения предварительного разрешения. Печать изготавливается при представлении устава со штампом о регистрации, заявителю необходимо также иметь документ, подтверждающий полномочия (приказ о назначении на должность руководителя или выписку из протокола, паспорт).

Для желающих юридических лиц Министерство юстиции Республики Беларусь предоставляет возможность генерировать QR-код на основании официальной и актуальной информации о юридическом лице, содержащейся в ЕГР. QR-код может использоваться в письмах, договорах в качестве минимального набора информации о юридическом лице, в том числе вместо печати юридического лица.

10. Создание организационных структур общественными объединениями и фондами.

После государственной регистрации республиканские и международные общественные объединения и фонды обязаны обеспечить создание предусмотренных законодательством структур.

Международное общественное объединение в течение шести месяцев со дня его регистрации обязано создать организационные структуры на территории одного или нескольких иностранных государств и территории Республики Беларусь и представить в Министерство юстиции подтверждающие документы. Республиканское общественное объединение обязано в течение шести месяцев со дня его регистрации создать организационные структуры во всех областях Республики Беларусь и г. Минске и также представить подтверждающие документы.

В случае невыполнения требований о создании организационных структур общественное объединение обязано в течение двух месяцев изменить свой статус.

Международный фонд обязан создать в течение шести месяцев со дня регистрации представительства и (или) филиалы на территории одного или нескольких иностранных государств в соответствии с законодательством, действующим на их территории, и представить в регистрирующий орган для регистрации дополнения, вносимые в устав фонда в связи с созданием таких представительств и (или) филиалов.

Республиканский фонд обязан создать в течение шести месяцев со дня регистрации представительства и (или) филиалы не менее чем в четырех областях и городе Минске и также представить в регистрирующий орган документы для регистрации дополнений в устав.

В случае невыполнения требований о создании представительств и (или) филиалов фонд обязан до истечения шестимесячного срока изменить вид.

11. Организация делопроизводства и формирование основных документов.

С начала деятельности НКО необходимо организовать создание, регистрацию, хранение документов на бумажных носителях либо в электронной форме.

На первом этапе рекомендуем НКО разработать номенклатуру дел, на основании которой сформировать отдельные дела, содержащие, в том числе:

• устав и документы о государственной регистрации;
• решения и протоколы органов управления;
• документы о назначении руководителя;
• трудовые и кадровые документы;
• документы по бухгалтерскому учету;
• договор по юридическому адресу и акт приема-передачи помещения;
• банковские документы;
• входящую корреспонденцию;
• исходящую корреспонденцию;
• гражданско-правовые договоры и акты к ним;
• приказы по основной деятельности;
• приказы по хозяйственной деятельности;
• документы по результатам внутренних проверок;
• документы по работе с обращениями граждан;
• документы, связанные с финансированием и реализацией проектов.

Необходимо разработать основные документы по делопроизводству, в том числе Инструкцию по делопроизводству, журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, учета обращений граждан, документы по охране труда, в том числе Инструкцию по охране труда, программы инструктажей, журналы регистрации инструктажей. Документы по охране труда в НКО разрабатываются в случае, когда в НКО есть хотя бы один работник или заключен хотя бы один гражданско-правовой договор о выполнении работ, оказании услуг.

Культурно-просветительские учреждения, спортивно-культурные центры обязаны приобрести и вести книгу замечаний и предложений.

Необходимо издать основные организационные приказы, в том числе:

• о назначении руководителя;
• об организации бухгалтерского учета;
• об утверждении учетной политики;
• об утверждении инструкции по делопроизводству;
• об утверждении инструкции по охране труда;
• о назначении ответственных за делопроизводство и архив, охрану труда, пожарную безопасность, работу с обращениями граждан и защиту персональных данных — если соответствующие обязанности возникают у организации;
• о графике личного приема граждан руководителем;
• об утверждении штатного расписания — при наличии работников.

Важно: состав документов зависит от особенностей деятельности организации. Не следует формально утверждать большой объем документов, используя образцы в Интернете, содержание которых не связано с реальной работой НКО. Однако документы, обязательные в силу законодательства, должны быть подготовлены до начала соответствующей деятельности.

Типичные ошибки НКО после государственной регистрации.

К наиболее распространенным ошибкам относятся:

• отсутствие надлежащим образом оформленных полномочий руководителя;
• отсутствие решения об организации бухгалтерского учета и оформление отношений с главным бухгалтером, не соответствующее требованиям законодательства;
• пропуск сроков представления сведений, отчетов в регистрирующий или налоговый орган;
• продолжение использования только гарантийного письма вместо договора по юридическому адресу;
• отсутствие акта приема-передачи помещения;
• формальное указание юридического адреса без возможности фактического доступа и получения корреспонденции;
• отсутствие основных документов по делопроизводству и систематизированного хранения документов;
• отсутствие документов по охране труда при наличии работников и гражданско-правовых договоров с физическим лицом о выполнении работы, оказании услуги;
• отсутствие документов по защите персональных данных при возникновении соответствующей обязанности;
• ошибочное предположение, что при отсутствии доходов НКО не должна вести учет и представлять отчетность.