Прием на работу. Оформление трудовых отношений

1. Введение

Оформление трудовых отношений в Республике Беларусь регулируется прежде всего нормами Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), а также рядом подзаконных актов. Правильное оформление трудовых отношений имеет ключевое значение как для защиты прав работников, так и для минимизации рисков для нанимателя.

На практике организации, включая некоммерческие, часто сталкиваются с ошибками при оформлении трудовых отношений: подменой их гражданско-правовыми договорами, отсутствием обязательных условий трудового договора или неправильным оформлением кадровых документов. Эти ошибки могут повлечь административную ответственность и финансовые потери.

2. Штатное расписание

Штатное расписание — обязательный документ, который должен быть разработан в НКО, в которых планируется найм работников. Его отсутствие — прямое нарушение статьи 194 ТК. Штатное расписание применяется только к работникам. Оно не распространяется на волонтеров, членов организации и иных лиц.

Законодательством не предусмотрены ни форма штатного расписания для НКО, ни порядок его составления, ни перечень сведений, которые должны в нем содержаться. Поэтому форму, содержание и порядок составления штатного расписания наниматель — НКО определяет самостоятельно.

Штатное расписание составляет специально уполномоченное на это должностное лицо. Так как в НКО, как правило, совсем немного работников, то вопросами составления штатного расписания могут заниматься, к примеру, юрисконсульт, бухгалтер, секретарь., а также руководитель организации. Возложение обязанностей по составлению штатного расписания, а также внесению в него изменений и дополнений на конкретного работника следует оформить должным образом: издать соответствующий приказ, внести соответствующие обязанности в должностную инструкцию этого работника.

Штатное расписание в обязательном порядке должно отражать:

перечень структурных подразделений организации (при их наличии);
наименования должностей служащих и профессий рабочих;
количество штатных единиц по каждой должности и профессии;
размеры тарифных ставок (тарифных окладов) для соответствующих штатных единиц;
дату введения штатного расписания в действие.

Наименования должностей и профессий работников должны полностью соответствовать квалификационным справочникам (ЕКСД, ЕТКС), профессиональным стандартам (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК). Штатное расписание отражает должностной (профессиональный) состав организации. Персональные данные и сведения по работникам, числящимся на соответствующих должностях и работающим по определенным профессиям, в него не вносятся. Например, в штатном расписании не указываются Ф.И.О. работников.

Форма штатного расписания утверждается приказом нанимателя.

При этом следует учесть, что форма штатного расписания организации может отличаться в зависимости от системы оплаты труда, действующей у конкретного нанимателя.

Так, в организациях, где применяется тарифная сетка, помимо граф, отражающих наименования должностей и профессий, количества штатных единиц, как правило, включается следующая информация:

размер тарифной ставки первого разряда;
разряд в соответствии с ТС;
тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;
тарифная ставка (тарифный оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки первого разряда и определенного тарифного коэффициента;
повышение тарифной ставки (тарифного оклада).

При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически.

Обратите внимание, размер оклада (тарифной ставки) по штатному расписанию не может быть ниже месячной минимальной заработной платы, если работник выполняет полную норму. Однако, если НКО не нужен на полный рабочий день, можно ставить 0,5; 0,25; 0,75 ставки. Законодательством не установлен минимальный коэффициент к количеству штатной единицы. Поэтому на практике в штатном расписании встречаются 0,2 и 0,1 штатной единицы.

Как правило, штатное расписание подлежит утверждению. Утвердить штатное расписание можно двумя способами:

посредством проставления уполномоченным должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи. Как правило, таким лицом является руководитель организации;
путем издания (принятия) распорядительного документа (приказа, распоряжения) об утверждении штатного расписания.

В НКО может быть предусмотрен иной порядок оформления штатного расписания. Например, в локальном правовом акте может устанавливаться, что оно не утверждается, а только подписывается руководителем организации.

3. Понятие трудовых отношений, обязательные условия трудового договора

Трудовые отношения — это отношения между работником и нанимателем, основанные на соглашении о выполнении работы по определенной трудовой функции с подчинением внутреннему трудовому распорядку и за оплату.

Ключевые признаки трудовых отношений:

выполнение работы по определенной должности или профессии
подчинение правилам внутреннего трудового распорядка
регулярность выполнения работы
выплата заработной платы

Если эти признаки присутствуют, отношения должны оформляться как трудовые, независимо от их названия.

Трудовые отношения оформляются путем заключения трудового договора. Это соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенным одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими шестнадцати лет. С письменного согласия одного из родителей (усыновителей (удочерителей), попечителей) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим четырнадцати лет.

Согласно ст. 19 ТК содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон. Однако, законодательство предусматривает обязательные сведения и условия, которые должен содержать трудовой договор:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовую функцию. При этом наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, профессиональным стандартам, утверждаемым Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом, нормативным правовым актам, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, письменно установленных у нанимателя);

7) оплату труда работника.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, срока обязательной работы после получения образования не менее установленного договором, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Важно отметить, что выплата заработной платы (условия оплаты труда) является существенным условием трудового договора. Законодательством установлен размер минимальной заработной платы, обязательной для всех нанимателей, независимо от организационно-правовой формы и права собственности. Таким образом, не может быть заключен трудовой договор на безвозмездной основе либо с нулевой заработной платой.

4. Виды трудовых договоров

С работником может быть оформлен:

бессрочный трудовой договор;
срочный трудовой договор на срок не более пяти лет;
контракт (особая форма срочного договора).

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Законодательство содержит случаи, когда заключается срочный трудовой договор, в частности:

на время выполнения определенной работы, когда время ее завершения невозможно определить;
на время выполнения сезонных работ;
на период отсутствия основного работника, за которым сохраняется место работы (должность служащего/профессия рабочего), и др.

По общему правилу срочный трудовой договор заключается, когда работника невозможно принять на постоянное время и заключить с ним трудовой договор на неопределенный срок. Поскольку исходя из характера такой работы и условий ее выполнения предстоящая работа носит временный характер (ч. 3 ст. 17 ТК). В отдельных случаях срочный трудовой договор можно заключить по соглашению сторон и тогда, когда работа носит постоянный характер. К примеру, когда работник принимается на работу по совместительству (ч. 4 ст. 17 ТК).

5. Особенности контрактов по сравнению с трудовыми договорами

Контракт широко используется на практике и предусматривает ряд отличительных особенностей, включая ответственность и стимулирующие выплаты. Контракт в отличие от других видов трудовых договоров можно заключить в обоих случаях: постоянная это работа или временная

Отличие контракта от срочного трудового договора, например, в том, что срочный трудовой договор может быть заключен на срок менее года, тогда как минимальный срок контракта – 1 год. Важной особенностью срочных трудовых договоров является то, что работник не может уволиться по своему желанию. Так может сделать только работник, с которым заключен трудовой договор на неопределенный срок. Работник может инициировать свое увольнение раньше окончания контракта только по соглашению сторон или по требованию работника. Однако в первом случае нужно получить согласие нанимателя, а во втором — найти уважительные причины для расторжения контракта. При отсутствии того и другого работнику придется отработать весь срок контракта (ст. 37, ч. 1 ст. 41 ТК).

Помимо обязательных условий, установленных для трудового договора, законодательство вводит ряд дополнительных условий, которые в обязательном порядке должны содержаться в контракте:

1) дни и периодичность выплаты заработной платы;

2) проведение аттестации работников, занимающих должности служащих, не реже одного раза в три года;

3) дополнительные меры стимулирования труда, в том числе:

предоставление дополнительного поощрительного отпуска от одного до пяти календарных дней с сохранением среднего заработка;

повышение тарифной ставки (тарифного оклада) не более чем на 50 процентов, если больший размер не предусмотрен законодательством.

4) уменьшение (лишение) премий всех видов независимо от привлечения к дисциплинарной ответственности за, в том числе, отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, несвоевременное исполнение или неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин.

5) уменьшение работнику трудового отпуска за соответствующий рабочий год на число дней прогула или умышленного неисполнения им трудовых обязанностей более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин. При этом трудовой отпуск должен быть не менее 24 календарных дней;

6) обязанность работника не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта письменно предупредить нанимателя о решении продолжить или прекратить трудовые отношения;

7) обязанность нанимателя не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта письменно предупредить работника о решении продолжить или прекратить трудовые отношения на условиях контракта либо заключить трудовой договор на неопределенный срок.

Таким образом, каждая сторона контракта обязана предупредить другую о своем решении продолжить или прекратить трудовые отношения. Сделать это они должны в письменной форме не позднее чем за месяц до истечения срока действия контракта

6. Процедура приема на работу

Прием на работу включает несколько обязательных этапов, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, включая не только оформление трудовых отношений, но и соблюдение требований по охране труда.

6.1. Предоставление документов

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
документ об образовании или документ об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;
индивидуальную программу реабилитации, абилитации (для людей с инвалидностью);

Прием на работу без указанных документов не допускается.

Наниматель вправе при приеме на работу гражданина запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение семи календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

Запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством.

6.2. Заключение трудового договора или контракта

Трудовой договор заключается в письменной форме. В нем должны содержаться все обязательные условия, предусмотренные законодательством (см. соответствующий раздел настоящего материала).

6.3. Издание приказа

Наниматель издает приказ о приеме на работу. Приказ объявляется работнику под роспись (на приказе проставляется подпись работника с грифом «ознакомлен»).

6.4. Ознакомление работника с внутренними документами НКО

Работник должен быть ознакомлен:

с приказом о приеме на работу
с правилами внутреннего трудового распорядка
с должностной инструкцией
с локальными нормативными правовыми актами, регулирующими условия труда (при наличии).

6.5. Обеспечение выполнения требований законодательства об охране труда

До допуска работника к самостоятельной работе наниматель обязан обеспечить выполнение требований по охране труда.

провести вводный инструктаж по охране труда (проводится со всеми работниками независимо от должности, ставки, времени работы лицом, назначенным ответственным за охрану труда в НКО)
провести первичный инструктаж на рабочем месте (включает ознакомление с условиями труда и безопасными методами работы)
ознакомить работника с инструкцией по охране труда (должна быть разработана в каждой НКО)
проверить усвоение требований внутренних документов организации по охране труда (путем устного опроса или иным способом)
зафиксировать проведение инструктажа документально (в журнале с обязательными подписями работника и лица, проводившего инструктаж по охране труда).

Без проведения и оформления инструктажа допуск работника к работе не допускается.

6.6. Внесение записи в трудовую книжку

При необходимости вносится запись в трудовую книжку.

рудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.

В трудовую книжку вносятся сведения:

о работнике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу;
об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
о награждениях и поощрениях;
иные сведения, предусмотренные законодательством.

Основанием для внесения записей является приказ (распоряжение) нанимателя.