Согласно ст. 10 Закона Республики Беларусь “Об общественных объединениях” одним из обязательных выборных органов в общественном объединении является контролько-ревизионный орган.
Контрольно-ревизионный орган осуществляет внутреннюю проверку финансово-хозяйственной деятельности общественного объединения, а также внутренний контроль за соответствием деятельности общественного объединения законодательству и уставу. Устав общественного объединения регламентирует, в том числе, компетенцию контрольно-ревизионного органа, периодичность созыва его заседаний, а также периодичность проведения внутренних проверок. По аналогии со ст. 81 Налогового кодекса Республики Беларусь, которая предусматривает, что результаты проверок оформляются актами (при выявленных нарушениях) и справками (при отсутствии нарушений), регистрирующие органы требуют оформления результатов внутренних проверок в общественном объединении также актами и справками. Наличие актов проверок, составляемых комиссией для подтверждения установленных фактов, и справок предусматривает также Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях от 19 января 2009 г. № 4. Положение об оформлении результатов проверок контрольно-ревизионным органом актами и справками, как правило, содержится и в уставах общественных объединений.
В ходе осуществления деятельности общественные объединения могут забывать о необходимости проведения проверок контрольно-ревизионным органом и соответствующем оформлении результатов проверок.
Иногда на практике после проведения проверки все нарушения, выявленные в ходе проверки, вместо акта проверки отражаются в последующем протоколе заседания контрольно-ревизионного органа. Однако, исходя из указанного выше, наиболее правильным вариантом является следующий алгоритм действий контрольно-ревизионного органа:
- проведение заседания контрольно-ревизионного органа. Необходимо соблюдать периодичность, указанную в уставе общественного объединения. На заседании может быть принято решение о проведении общей или тематической внутренней проверки в определенных срок. Оформление заседания контрольно-ревизионного органа соответствующим протоколом, который подписывается председателем заседания и секретарем;
- проведение проверки контрольно-ревизионным органом. Оформление результатов внутренней проверки актом или справкой;
- проведение заседаний контрольно-ревизионного органа (опционально), на котором утверждаются акт и принимаются решения о действиях, необходимых для устранения нарушений, изложенных в акте, в том числе о доведении результатов проверки до соответствующих органов и должностных лиц общественного объединения. Оформление заседания контрольно-ревизионного органа соответствующим протоколом, который подписывается председателем заседания и секретарем.
Требования к акту определяются в п.п.100-105 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях от 19 января 2009 г. № 4. Инструкция предусматривает, что текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации, предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.